Home office é uma prática atual adotada por muitos profissionais e conhecida como trabalho do futuro. Em sua tradução literal, quer dizer “escritório em casa”, ou seja, aquele em que o funcionário desenvolve suas atividades em casa, eliminando a necessidade de se deslocar até o seu local de trabalho.
No entanto, apesar de sua tradução literal, home office não significa necessariamente que o trabalho é realizado na casa do colaborador, mas sim em um local alternativo ao escritório da empresa. Uma pessoa pode, portanto, desenvolver seu trabalho home office a partir de hotéis, aeroportos, de casa, cafeterias, entre outros. Outros termos relacionados a essa modalidade de trabalho são conhecidos como: trabalho remoto, trabalho à distância e trabalho portátil.
Além do salto tecnológico, é possível ainda aumentar os horizontes com relação ao bem-estar dos colaboradores. Por isso, você já pensou em como gerenciar uma equipe home office?
Vale salientar que até a postura das pessoas se modificou muito nos dias de hoje. Sendo assim, todo mundo está pensando na vida pessoal e no conforto tanto quanto a vida profissional.
Quais as vantagens do Home office para as empresas?
Nessa modalidade, tanto os funcionários, quanto as empresas podem sair ganhando. A prática permite uma maior flexibilização, o que gera maior produtividade nas atividades e redução de custos que a empresa teria se tivesse todos os seus funcionários trabalhando dentro do escritório.
Não para por aí, as empresas ainda podem se beneficiar com:
- Economia com encargos sociais;
- Oferecimento de produtos e serviços melhores e com custos reduzidos;
- Vantagens fiscais;
- Otimização de suas atividades;
- Retenção de talentos por tornar a modalidade um benefício flexível;
- Maior produtividade com a redução de interrupções no trabalho;
- Redução de desperdícios de recursos;
- Contratação de especialistas e talentos sem a preocupação da distância;
- Leis trabalhistas mais estruturadas.
Clientes respeitam empresas sem sede?
Escritórios de home office tem cada vez mais ficando popular entre pequenas empresas e profissionais autônomos em todo o mundo.
Basear uma empresa em um escritório de home office dá a vantagem de ter um espaço físico a um custo muito baixo. Mesmo que a empresa não fique no dia-a-dia em um home office, a disponibilidade de um endereço comercial e uma sala pra reuniões que não seja a kitnet de um sócio já ajuda bastante. Alguns home offices, inclusive, disponibilizam números de telefone com atendimento na recepção e redirecionamento pro celular de quem quiser falar.
Com seu time e alguns detalhes organizados sobre como você vai apresentar sua empresa, é possível hoje ter uma operação 100% remota.
Como gerenciar uma equipe home office?
Agora você já sabe o que é Home Office e está pensando em implementar esse método no seu escritório. Mas, chega o momento de comprovar que a sua ideia de como gerenciar uma equipe home office é genuinamente viável e não representará perda corporativa.
Afinal, o principal receio dos gestores atuais é que seus funcionários percam o bom desempenho e passem a procrastinar na hora destinada ao serviço remoto. Bem, para esse tipo de questão, é possível efetuar um planejamento de gestão.
Não sabe como planejar tudo isso? Então, veja abaixo algumas sugestões para facilitar essa nova etapa na sua empresa. Vamos lá?
- Selecione as pessoas corretas
Nem todos os colaboradores sabem atuar em um lugar que não seja o ambiente corporativo. Sendo assim, é necessário selecionar as pessoas que contam com perfil de autonomia e disciplina.
Além disso, esses dois fatores são fundamentais para como gerenciar uma equipe home office. Pode ser que se necessite usar diariamente as ferramentas que somente aparecem na organização, informações sigilosas e que não podem sair da empresa.
Embora pareça invasivo, é indispensável questionar onde os funcionários de sua equipe vão efetuar as suas atividades. Mais do que avaliar o perfil do trabalhador, é fundamental descobrir se o local escolhido abrange as condições técnicas e como se posicionará seus entes mais próximos.
Não entendeu? Quando se conta com familiares poucos colaborativos e que não compreendem a relevância de respeitar esse momento de trabalho em casa, o funcionário pode não ter o sossego necessário. E com relação aos equipamentos, ele também deve se preocupar e atualizar o que for preciso.
- Faça reuniões
Efetuar reuniões é uma excelente forma de reduzir as distâncias e ter meios de como gerenciar uma equipe home office. Afinal, embora não estejam todos no mesmo espaço, ainda é fundamental que troquem ideias, dados e trabalhem em conjunto para chegar ao mesmo objetivo.
Sendo assim, reuniões diárias ou semanais precisam ser feitas. Nos encontros diários, cada componente compartilha brevemente as suas funções e as prováveis dificuldades que encarou para finalizar as suas questões.
Podendo também ser efetuada no começo ou no fim do dia, com um resumo dos pontos positivos e negativos do andamento das tarefas e o que deve ser prioridade nas próximas horas.
Com relação ao gerenciamento de home office semanal, é preciso integrar os funcionários presenciais e remotos. O intuito primordial é abranger todos em busca de um objetivo único: o crescimento corporativo.
Indicando como o trabalho de cada um é relevante e pode influenciar o rendimento do próximo, sobretudo, da companhia como um todo. Além disso, esses encontros oportunizam uma boa dinâmica entre os companheiros.
- O horário deve ser fixo
Outra questão que precisa ser esclarecida é com relação ao horário para como gerenciar uma equipe home office. Isso porque o home office, bem como o trabalho presencial, necessita ser realizado em horário comercial.
Ocorre que muita gente acha que home office quer dizer disponibilidade total de horário, mas essa não é uma regra geral. Normalmente, essa medida se refere ao freelancer, que trabalha por conta própria.
A relevância do expediente é para que os funcionários se sintam comprometidos como se estivessem atuando dentro da empresa e possam saber o momento adequado de falar com gestores e outros colaboradores.
Além disso, essa é uma maneira de não sobrecarregar e cobrar pela produtividade. Respeite e faça com que respeitem esse período diariamente.
- Controle os horários
Para que a tentativa de como gerenciar uma equipe home office seja bem-sucedida, é indispensável que haja organização. Sendo assim, este é o ponto essencial para o controle dos horários.
Esse controle é essencial tanto para a companhia quanto para os funcionários. Isso porque o empregador possui o direito de estipular um período de trabalho que necessita ser cumprido e pode penalizar os colaboradores que não cumprirem esse expediente.
Com relação aos trabalhadores, eles sabem quando devem iniciar e finalizar as suas atividades. Isso é fundamental para que tenham uma divisão bem clara entre o serviço e o momento de folga. Como fazer isso? Existem diversos programas e aplicativos para atuar como pontos virtuais.
- Gerencie as tarefas
Como gerenciar uma equipe home office com eficiência? Você carece de ferramentas para o repasse e a avaliação de tarefas. Assim, o gestor pode repassar os afazeres e monitorar o desenvolvimento de cada.
Por exemplo, você pode aproveitar o Trello Home Office e/ou o Runrun it. Esses são softwares simples e gratuitos que devem fazer parte da rotina de qualquer profissional e/ou empreendedor que adotou o sistema remoto.
- Comunicação de áudio
Tenha certeza que não é porque você e seus funcionários não se vêem todos os dias que não necessitam tirar dúvidas por áudio. Então, você pode abranger na forma de como gerenciar equipes home office a utilização de métodos de comunicação via áudio, como, o Skype.
É recomendado que as reuniões diárias aconteçam por áudio ou até vídeo, em caso de necessitar de um feedback mais complexo, que ele seja realizado desta maneira.
Isso porque algumas vezes algo escrito pode ser interpretado de modo equivocado, como uma cobrança e até bronca. Quando o comentário é feito por áudio, a pessoa consegue notar no tom de voz o que quer dizer.
Deste modo, é muito mais prático evitar falhas de comunicação e empregados frustrados em decorrência de uma frase mal compreendida. Nesta forma de trabalho a distância, é indispensável que ambas as partes estejam certas do que deve ser feito e a maneira adequada para isso.
- Evento presencial
Pode soar estranho, só que qualquer pessoa que faz tudo de casa ainda conta com a busca pelo contato social. Isso quer dizer que você precisa organizar, ao menos, um evento social mensal, bimensal ou a cada 90 dias.
A meta desta ação é oportunizar que os funcionários do seu grupo possam se conhecer e interagir pessoalmente. Neste momento, é indicado estabelecer um clima mais leve e confortável, bem como destinar algumas horas para tratar de questões sérias e corporativas.
Sendo assim, haverá espaço para reconhecer o esforço de todos e ainda acertar os ponteiros para corrigir os erros. Afinal, a empresa que busca ser referência no seu segmento sempre terá o que evoluir.
A dica é fazer com que essa reunião seja marcada em uma data estratégica. Dá para organizar diversas dinâmicas para quebrar o “gelo” no primeiro contato e não fazer com que os funcionários se sintam vigiados. Essa é uma forma saudável e serena de trocar ideias, experiências e sugestões coletivamente.
